事務処理に時間がかかる年度末

午前4時からメール処理とワークライフバランス支援制度の申請書作成。

ワークライフバランス支援の申請のために勤務時間を集計したところ、2016年5月は教育に8.5時間、研究に15時間、運営に8.5時間、その他6時間の週38時間、2016年12月は教育に6.5時間、研究に18時間、運営に11.5時間、その他に6時間の週42時間仕事をしていた。 時期的に多少の差はあるものの、基本的に週40時間でやりくりしている(やっている人がいたら同意してもらえると思うが、残業ゼロで仕事を回すのは結構厳しい)。

ちなみに2015年5月の時(妻がフルタイムで復帰した直後)は教育:研究:運営:その他=14:12:4.5:6の週36.5時間、2015年12月の時は同8:13:6.5:14の週41.5時間だったので、昨年度と比較して明らかに(2倍程度)運営に関する業務が増えている。研究(進捗報告、論文添削、共同研究等)の時間が1.2〜1.5倍に増えているのは学生数(院生数)の増加によるもので、合計時間は増えているが学生1人あたりの時間はむしろ減っている。教育時間の減少も、できるだけ学生の不利益にならないよう、研究室内の基礎勉強会に出る時間を減らしたり、授業の準備や小テストの採点をアウトソースすることで減らしたり、あらゆる手を尽くして捻出している。

1週間の仕事のうち運営に関する仕事が2年間で半年ごとに4.5時間→6.5時間→8.5時間→11.5時間と単調増加しているが、来年度は減少に転じてほしい。進捗報告も Google Docs あたりで議事録をちゃんと作って、一人当たりの最大時間を時間を決めて効率的に回るようにするしかないかなぁ。

午前中は機械学習の授業。毎回授業の冒頭で前回の復習をするスタイルなのだが、昨年末は休んだ人もいたので少し丁寧めにやったら、今日やるべきところがちょっと時間足りなくなってしまった。学部生のころまでは、2回も同じ内容を聞くのは時間の無駄だ、と思っていたのだが、1回聞けば理解できるような簡単なことしかやっていなかったのだということを大学院に進学してから気づき、それからは時間をかけるべきところは何回でも繰り返すようにしている。

午後は機械翻訳勉強会の進捗報告。といっても言語処理学会年次大会の原稿を書いている人がほとんどなのだが、結局3時間ほど進捗報告を聞いたりする。実験の細かいところまで聞いていると、やはりそれくらい時間がかかるのだが、共著者としてはちゃんと聞いておかないと、実験に重大な問題があったとき「知らなかった」では済まされないと思うので、こればかりは必要な時間だと思っている(対外発表をしないなら、そんなに時間を使わなくてもいいのかもしれない)。

夕方には大学院教務委員のお仕事。回収した修士論文をまとめて、事前に提出・コース会議によって承認されたタイトルと、学位申請書・学位論文要旨のタイトルが同じかどうかチェックしたりするのだが、2割程度の論文はそれらが一致しないので、学生や指導教員に問い合わせたりする必要があって、回収する日と事務に提出する日に時間差を設けているのである。今年はなんとか全部1日で終わったので、無事完了。年に1回の仕事だと言えばそうなのだが、こんなところで毎年何時間か使って40人弱の提出書類を確認している人がいる、というのを皆さん知っていただきたい……(ちなみにこのあと事務でもダブルチェックしていただき、去年は数件の齟齬が見つかった)。